نکات مهم مدیریت پروژه های عمرانی که باید بدانید

پیش از این که یاد بگیریم چطور پروژه‌های عمرانی را مدیریت کنیم، بهتر است با مفهوم مدیریت پروژه کمی بیشتر آشنا شویم. دوستان هر پروژه‌ای با یک هدفی مطرح می‌شود. پروژه‌ها می‌توانند توسط یک فرد یا چندین فرد به صورت همزمان و با کمک یک‌دیگر انجام شوند؛ اما آن چیزی که در رابطه با به ثمر رساندن پروژه‌ها اهمیت دارد این است که فرآیند پروژه می‌بایست به درستی طرح‌ریزی و طی شود. مدیر پروژه اصولاً فردی است که از دانش و تجربه کافی در حوزه مربوطه برخوردار بوده و می‌تواند پروژه‌های مختلف مربوط به حیطه شغلی خود را به نحو احسن پیش ببرد. او با تکیه بر دانش، مهارت، ابزارها و روش‌های کاربردی بهترین و درست‌ترین راهکارها را به منظور انجام مراحل پروژه ارائه می‌دهد.

علاوه بر این، مدیر پروژه می‌بایست در راستای تحقق اهداف پروژه فاکتورهای مختلفی همچون زمان، بودجه و کیفیت را مدنظر قرار دهد؛ به گونه‌ای که در مدت زمان معین و با استفاده از بودجه تعیین شده پروژه‌ها در باکیفیت‌ترین حالت ممکن تحویل داده شوند. یکی از انواع پروژه‌ها که نحوه مدیریت در آن بسیار حائز اهمیت است، مدیریت پروژه های عمرانی می‌باشد.

همان‌طور که از نام این نوع از پروژه‌ها پیداست، Construction Project پروژه‌هایی هستند که اهداف اصلی آن‌ها عمران و موضوعات مرتبط با آن می‌باشد. به عنوان مثال پروژه‌هایی که موضوع آن‌ها ساخت شهر، شهرک و هر گونه سازه عمرانی است، پروژه‌های عمرانی نام دارند. نقش مدیر در پروژه‌های عمرانی بسیار پر رنگ و پر اهمیت است؛ چرا که مدیر پروژه می‌تواند روند ساخت و ساز را کوتاه‌تر و باکیفیت‌تر یا بالعکس طولانی‌تر و بی‌کیفیت کند. موضوعاتی که می‌توان آن‌ها را تحت عنوان پروژه‌های عمرانی نام‌گذاری کرد بسیار زیاد هستند. در ادامه با انواع پروژه‌های عمرانی کمی بیشتر آشنا خواهیم شد.

اگر بخواهیم پروژه‌های عمرانی را به ۲ دسته اصلی تقسیم‌بندی کنیم، می‌توانیم بگوئیم که پروژه‌های عمرانی متشکل از طرح‌های عمرانی و ساخت و ساز شهری هستند:

طرح‌های عمرانی

اگر بخواهیم در یک جمله و به بیان ساده طرح‌های عمرانی را توضیح دهیم باید بگوییم که منظور از طرح‌های عمرانی مجموعه مطالعات اجتماعی، اقتصادی و فنی در راستای تحقق اهداف عمرانی بوده که توسط دستگاه‌های اجرایی صورت می‌گیرد. ناگفته نماند که در این نوع از پروژه‌های عمرانی میزان بودجه و مدت زمان اجرای آن‌ها از پیش تعیین شده و بر مبنای محل تأمین اعتبار می‌توان آن‌ها را به ۲ دسته طرح‌های عمرانی شمول و طرح‌های عمرانی خارج از شمول تقسیم‌بندی کرد. جالب است بدانید که منظور از طرح‌های عمرانی شمول، پروژه‌هایی هستند که بودجه اجرای آن‌ها در قانون مصوبه و بودجه مجلس تعیین شده و منظور از طرح‌های عمرانی خارج از شمول، پروژه‌هایی هستند که بودجه اجرای آنان از طریق درآمدهای سازمان‌های دولتی و وزارتخانه‌ها تعیین می‌شود.

ساخت و ساز شهری

مورد دومی که در بحث مدیریت پروژه های عمرانی می‌بایست بدان اشاره داشته باشیم، پروژه‌های ساخت و ساز شهری است. همان‌طور که از نام این نوع از پروژه‌ها مشخص است، پروژه‌های مذکور با هدف ساخت و ساز در داخل شهرها ایجاد می‌شوند. در رابطه به این نوع از پروژه‌های عمرانی لازم است بدانید که ارکان اصلی آن‌ها کارفرما، ناظر و مجری بوده که ناظر و مجری می‌توانند جزو اشخاص حقیقی یا اشخاص حقوقی باشند.

پروژه‌های عمرانی جزو مشاغلی محسوب می‌شوند که با مسئولیت و فشارهای بسیار زیادی همراه هستند.، از این رو فردی می‌تواند مدیریت این نوع از پروژه‌ها را قبول کند که علاوه بر در اختیار داشتن دانش کافی در حوزه ساخت و ساز و عمران، رهبری تیم، مدیریت زمان، حسابداری، حل مسئله و برقراری ارتباط را بلد باشد. فردی که تحت عنوان مدیر پروژه‌های عمرانی شناخته می‌شود وظیفه برنامه ریزی و تخصیص هزینه، زمان و منابع مورد نیاز را بر عهده دارد. او باید روند اجرای پروژه را به صورت روزانه مورد بررسی قرار دهد و از رعایت شدن الزامات و همچنین سلامت کارگران اطمینان حاصل نماید. علاوه بر این، باید با مشتریان به صورت مستمر در ارتباط باشد. چنانچه در جریان اجرای پروژه اشتباهی رخ دهد، مالکین در درجه اول به مدیر پروژه مراجعه می‌کنند و از او جواب می‌خواهند؛ از این رو فردی می‌تواند مدیریت پروژه های عمرانی را قبول کند که توانایی تحمل فشار ناشی از کار را داشته باشد. مدیر پروژه‌های عمرانی فردی است که علاوه بر موارد مذکور می‌تواند استراتژی‌های دقیق و کارآمدی را ارائه نماید و با تسلط بر مسائل مالی پروژه را در زمان سر رسید به مالکین تحویل دهد.

همان‌طور که می‌دانید، مدیران پروژه‌های عمرانی موظف هستند که از نقطه شروع تا نقطه پایان هر پروژه، فرآیند اجرای موضوع عمرانی را کنترل کنند. آن‌ها موظف هستند که مراحل پروژه‌ها را به‌گونه‌ای اجرا نمایند که در مدت زمان مشخص و با استفاده از بودجه تعیین شده، نتیجه نهایی به نحو احسن حاصل شود. مدیران پروژه‌های عمرانی در قبال بودجه، مراوده با مالکین، معماران و مهندسان، نیروی انسانی، برنامه‌ریزی و طرح‌ریزی مراحل انجام کار و جمع‌آوری و به‌کارگیری تجهیزات و متریال مورد نیاز مسئول هستند؛ از این رو می‌توان حدس زد که مدیران در پروژه‌های عمرانی نقش بسیار مهمی را ایفا می‌کنند.

مدیر پروژه‌های عمرانی باید قادر به دیدن تصویر بزرگ‌تری از اهداف پروژه باشد تا بتواند بر اساس آن مراحل و فرآیند پروژه به منظور رسیدن به اهداف را تنظیم کند. علاوه بر این، او باید تضمین دهد که پروژه عمرانی در مدت زمان مشخص شده و با استفاده از میزان بودجه تعیین شده به اتمام می‌رسد.

• آموزش مدیریت پروژه های ساختمانی با MSP یا ام اس پروجکت MS Project — کلیک کنید

طرح‌ریزی و برنامه‌ریزی

اولین نکته‌ای که مدیر به منظور مدیریت پروژه های عمرانی به نحو احسن می‌بایست مدنظر داشته باشد، طرح‌ریزی و برنامه‌ریزی صحیح و اصولی است. اگر می‌خواهید که پروژه بعدی شما به یک پروژه موفق تبدیل شود، باید برای برنامه‌ریزی نحوه اجرای آن وقت کافی صرف کرده و با عجله از این موضوع گذر نکنید. با دقت برنامه عمرانی تعیین شده را مورد بررسی قرار دهید و آن را مرور کنید. همچنین می‌توانید با تیم پروژه خود به منظور نظم دهی به امور ساخت و ساز به صورت منطقی و مؤثر نیز مشورت نمایید. از در اختیار داشتن منابع مناسب به منظور پیشبرد پروژه مطابق برنامه اطمینان حاصل فرمائید. توجه داشته باشید، مدیریت پروژه های عمرانی باید به نحوی انجام پذیرد که در چهارچوب بودجه و مدت زمان مشخص، مراحل اجرای پروژه در باکیفیت‌ترین و رضایت‌بخش‌ترین حالت ممکن تنظیم و اجرا شوند.

فن بیان عالی

می‌توان گفت مهم‌ترین مهارتی که مدیران پروژه‌های عمرانی باید در اختیار داشته باشند، برقراری ارتباطات موثر است. یک مدیر پروژه ساخت و ساز خوب باید هم در برقراری ارتباط شفاهی و هم کتبی از فن بیان عالی برخوردار باشد. جالب است بدانید که گاهی اوقات یک ایمیل یا یک پیام ساده‌ای که با به‌کارگیری فن بیان ارسال می‌شود، می‌تواند به راحتی و بدون دردسر مشتری را متقاعد کند! بنابراین، به شما توصیه می‌کنیم که نحوه برقراری ارتباط در بازار کار و پروژه‌های عمرانی را جدی بگیرید و علاوه بر فن بیان، سعی کنید که از قلم قدرتمندی نیز برخوردار شوید!

حل مسائل در زمان مشخص

هنگامی که درگیر مدیریت پروژه های عمرانی مختلفی هستید، ممکن است موضوعات و مسائل مختلفی به صورت همزمان نیاز به توجه شما و رسیدگی داشته باشند و سبب مختل شدن کارها و کاهش کیفیت کار شوند. توصیه ما به شما این است که به عنوان مدیر پروژه همه کارها را با هم انجام ندهید. انجام همزمان چندین کار با هم مهارتی نیست که در این زمینه به آن نیاز دارید؛ چرا که رسیدگی به کلیه مسائل در پروژه‌های مختلف به طور همزمان می‌تواند سبب بروز اشتباه و خطا و حتی ایجاد مشکلات بزرگ‌تر شود. در اینجا می‌توان به اهمیت برنامه‌ریزی نیز پی برد. به عنوان مثال شما می‌توانید مشکلات کوچک‌تر که رسیدگی به آن‌ها ساده‌تر بوده و در مدت زمان کوتاه‌تر قابل حل هستند را اول مورد بررسی قرار دهید و بعد زمان بیشتری را صرف حل مشکلات بزرگ‌تر ایجاد شده در پروژه کنید.

مدیریت زمان

از آنجایی که مدیران پروژه‌های عمرانی در تمامی جوانب پروژه دخیل هستند و نقش بسیار پررنگی را ایفا می‌کنند، می‌بایست زمان رسیدگی به هر مورد را به‌گونه‌ای تنظیم کنند که به تمامی امور برسند. اگر بتوانید زمان خود را به درستی مدیریت کنید، قطعاً مدیریت پروژه های عمرانی که در دست دارید بسیار راحت‌تر خواهد بود. به عنوان مثال می‌توانید اموری که در طول روز در اولویت قرار دارند را در ابتدای روز مورد بررسی قرار دهید و آن‌هایی که از لحاظ اولویت‌بندی درجه پایین‌تری دارند را در انتهای لیست کارهای خود قرار دهید. زمان خود را برای حل مسائلی که در اولویت قرار ندارند هدر ندهید. فراموش نکنید که هر ایمیلی که دریافت می‌کنید، لزوماً نباید در همان لحظه به آن پاسخ دهید! علاوه بر این می‌توانید امور مختلف را بین اعضای تیم پروژه به منظور مدیریت پروژه های عمرانی تقسیم کنید. نیازی نیست که تمامی امور کوچک و بزرگ را به تنهایی انجام دهید. در عوض، می‌توانید روی تجارب اعضای تیم پروژه حساب بازکرده و از تخصص آن‌ها نیز بهره‌گیری کنید.

از اشتباهات گذشته درس بگیرید!

پس از اتمام پروژه‌های عمرانی می‌توانید به منظور بررسی نقاط ضعف و قوت خود، اعضای تیم را دور هم جمع کنید و در رابطه با روند اجرای پروژه صحبت کنید. می‌توانید به منظور ارزیابی عملکرد خود در پروژه پیشین به سوالات زیر پاسخ دهید:

• چه مشکلاتی در جریان اجرای پروژه عمرانی ایجاد شدند؟
• برای حل مشکلات مذکور از چه راهکارهایی استفاده شد؟
• آیا راهکار به‌کارگرفته شده به منظور حل مشکل بهترین راه‌حل بود؟
• آیا پروژه در مدت زمان تعیین شده به مشتری تحویل داده شد؟
• آیا در چهارچوب بودجه تعیین شده، مراحل پروژه عمرانی به اتمام رسید؟
• آیا از نتیجه کار راضی بودید؟

پاسخ به سوالات مذکور می‌تواند نقاط ضعف و قدرت مدیریت پروژه های عمرانی توسط شما و اعضای تیمتان را مشخص کند. با ارزیابی عملکرد خود می‌توانید اشتباهاتی که در پروژه‌های قبلی مرتکب شدید را دیگر تکرار نکنید یا اگر در پروژه‌های قبلی اموری را پیش گرفتید که منجر به موفقیت پروژه شد، از آن به نحوی دیگر در پروژه‌های جدید بهره‌گیری نمائید.

در این مقاله سعی کردیم با مدیریت پروژه های عمرانی، انواع پروژه‌های عمرانی و نکاتی که مدیران پروژه‌های ساخت و ساز به منظور بهبود عملکرد خود می‌بایست مدنظر قرار دهند، آشنا شدیم. مدیریت درست و اصولی پروژه می‌تواند در فرآیند اجرای پروژه تأثیر مستقیم داشته باشد. مدیران پروژه‌های ساخت و ساز در جریان اجرای پروژه نقش بسیار مهم و پر رنگی را ایفا می‌کنند؛ از این رو رعایت نکات ذکر شده در این مقاله می‌تواند به آن‌ها در جریان اجرای پروژه‌های عمرانی بسیار کمک کند. از آنجایی که مدیریت پروژه های عمرانی همواره با فشار و پیچیدگی‌های خاص خود همراه است، افرادی که به عنوان مدیر فعالیت می‌کنند باید توانایی تحمل فشار ناشی از کار را داشته باشند و با ارائه استراتژی‌های دقیق و مفید پروژه را در موعد مقرر تحویل دهند. ارزیابی عملکرد مدیر و اعضای تیم پروژه پس از اتمام آن می‌تواند تأثیر به سزایی در جریان اجرای پروژه‌های آتی داشته باشد؛ بنابراین به شما پیشنهاد می‌کنیم که به منظور بهبود عملکرد خود حتماً پس از اتمام پروژه عمرانی با اعضای تیم خود جلسه‌ای برگزار کنید و در طی آن در رابطه با نحوه اجرای پروژه پیشین صحبت کرده و نقاط قوت و ضعف آن را شناسایی کنید. اگر علاقه‌مند به کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با پروژه‌های عمرانی هستید می‌توانید از آموزش‌های فرادرس نیز استفاده نمائید.

• آموزش زبان تخصصی مهندسی عمران — کلیک کنید